Die Arbeitswelt ist in den vergangenen Jahren nicht nur dynamischer, sondern auch digitaler geworden. Für viele Mitarbeiter:innen bedeutet das jedoch, dass sie täglich mit vollen E-Mail-Postfächern konfrontiert sind, in denen sich unstrukturiert, zahlreiche Aufgaben mit oft unklaren Verantwortlichkeiten sammeln. Dies führt oft dazu, dass Mitarbeiter:innen ihre Arbeitsprozesse selbst gestalten und koordinieren müssen, was wiederum wichtige Zeit und Ressourcen kostet. Hier setzt das Konzept des Workmanagements an, das darauf abzielt, die Zusammenarbeit zu verbessern, Transparenz zu schaffen und die Effizienz von Prozessen zu steigern.
Was ist Workmanagement?
Workmanagement umfasst die Koordination, Verwaltung und Organisation von Aufgaben und Arbeitsprozessen, die zur Erreichung von Unternehmenszielen notwendig sind. Im Zentrum steht dabei die Frage: WER MACHT WAS BIS WANN?
Diese einfache Frage hilft dabei, die Arbeitslast gerecht zu verteilen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen und wissen, was von ihnen erwartet wird.
Workmanagement reicht über traditionelles Projektmanagement hinaus. Während Projektmanagement oft auf spezifische Projekte und deren zeitliche Planung fokussiert ist, bietet Workmanagement eine umfassendere Perspektive. Alltägliche Aufgaben werden im Workmanagement mit den strategischen Zielen des Unternehmens verbunden, wodurch alle Beteiligten aufeinander abgestimmt arbeiten. Durch diese Verbindung gehören ineffektive Insel-Lösungen, wie isolierte E-Mail-Inboxen, bald der Vergangenheit an und erlauben dem gesamten Team eine transparente und strukturierte Zusammenarbeit.
Die Rolle von Tools im Workmanagement
Heute steht eine Vielzahl von Tools zur Verfügung, um Arbeit zu koordinieren und zu managen. Diese Tools bieten zum einen Lösungen für die unterschiedlichen Aufgaben, zum anderen führen sie zu einem fragmentierten Arbeitsumfeld. Doch gerade wegen dieser Fülle an Tools ist es umso wichtiger, Workmanagement im Unternehmen sinnvoll umzusetzen.
Die richtige Auswahl und Integration solcher Tools in den Arbeitsalltag ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Das Tool Asana beispielsweise ermöglicht eine hohe Skalierbarkeit, welche besonders für größere Unternehmen mit vielen Mitarbeitern von Vorteil ist. Mithilfe von Asana kann eine klare Übersicht über Aufgaben auf allen Ebenen, von individuellen To-Dos bis hin zu großen Unternehmensinitativen, geschaffen werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist Transparenz, die diese digitalen Tools bieten. Während in traditionellen Strukturen oft Silo-Denken vorherrscht und Informationen nur schwer zugänglich sind, ermöglichen moderne Workmanagement-Tools allen Beteiligten, die Entwicklungen und Fortschritte im Unternehmen nachzuvollziehen. So entsteht eine Kultur der Offenheit und Zusammenarbeit, die besonders von jüngeren Generationen geschätzt wird.
Kollaboratives Workmanagement: Ein Schlüssel zum Erfolg
Kollaboration steht im Zentrum eines effektiven Workmanagements. Dabei soll Arbeit so organisiert werden, dass Teams möglichst effizient zusammenarbeiten können. Damit das möglich ist, ist der Fokus auf ein Tool von zentraler Bedeutung. Im Gegensatz zur herkömmlichen E-Mail-Kommunikation oder zu isolierten Lösungen, die nur bestimmten Abteilungen zugänglich sind, bietet ein kollaboratives Tool wie Asana oder Trello eine Plattform, auf der alle Beteiligten gemeinsam arbeiten und Fortschritte einsehen können.
Das Tool Asana zeichnet sich durch seine hohe Skalierbarkeit aus und ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, die Zusammenarbeit effektiv zu fördern. Asana bietet Teams die Möglichkeit, Aufgaben sowohl auf Abteilungsebene als auch unternehmensweit gemeinsam zu bearbeiten. Dies fördert das kollaborative Arbeiten im gesamten Unternehmen und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter:innen stets auf dem neuesten Stand sind.
Die Rolle der Künstlichen Intelligenz im Workmanagement
Ein weiterer Trend, der das Workmanagement maßgeblich beeinflusst, ist die zunehmende Integration von künstlicher Intelligenz (KI). Viele Strukturen in der heutigen Arbeitswelt sind bereits jetzt von künstlicher Intelligenz durchdrungen. Eine sinnvolle Anwendung von künstlicher Intelligenz im Workmanagement kann dabei helfen, Prozesse zu beschleunigen und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Ein gutes Ergebnis sollte dabei möglichst einfach und zuverlässig erreicht werden können. Dafür ist es entscheidend, dass KI so in Tools integriert ist, dass sie den Mitarbeiter:innen hilft, ein verlässliches Ergebnis zu erzielen.
So wird es möglich, beispielsweise übervolle E-Mail-Postfächer leichter zu organisieren. Aktuell sind E-Mails oft mit vielen Nachverfolgungsschritten verbunden, die wenig strukturiert sind, und viele Nachrichten werden ohne klaren Handlungsbedarf in CC gesetzt. Eine KI-basierte Lösung könnte Mails automatisch in „Handlung“ und „Nicht-Handlung“ sortieren, was zeitintensive manuelle Prozesse deutlich reduzieren würde. Durch die Verbindung aus KI und Tool, finden sich dann die Aufgaben mit Handlungsbedarf dann auch direkt im Tool und erleichtern so das tägliche Aufgabenmanagement.
Herausforderungen bei der Einführung von Workmanagement Tools
Die Einführung von neuen Workmanagement Tools in einem Unternehmen ist oft mit verschiedenen Herausforderungen verbunden. Es geht nicht nur darum, ein Tool bereitzustellen, sondern auch darum, dieses im Unternehmen sinnvoll zu nutzen.
Wichtig ist, sich klar zu machen, dass vor allem Mitarbeiter:innen für das Tool gewonnen werden sollen. Workmanagement erlaubt transparenteres Arbeiten, welches oft vor allem von jungen Mitarbeiter:innen geschätzt wird, während ältere Mitarbeiter:innen möglicherweise etablierte Strukturen bevorzugen.
Um abschätzen zu können, ob ein Tool zu den Unternehmensstrukturen passt, ist es für eine erfolgreiche Einführung wichtig, eine Testphase zu starten. In dieser Phase sollten alle Beteiligten das Tool aktiv nutzen, um Stärken und Schwächen besser zu verstehen. Ein vorab festgelegtes Raster hilft dabei, die Anforderungen klar zu definieren: Welche fünf Features sind unverzichtbar? Welche Anforderungen haben die unterschiedlichen Abteilungen? Passt es zu unseren Strukturen?
Eine sinnvolle Unterstützung in dieser Phase können Consultants oder auch Partner-Unternehmen sein, welche die Einführung begleiten und die Besonderheiten des Tools verständlich machen. In diesem Zusammenhang spielen Transparenz und Kommunikation eine entscheidende Rolle. Vielmehr sollten auch alle relevanten Stakeholder von Anfang an gleichberechtigt mit einbezogen werden. Offene Kommunikation kann hier helfen, Widerstände abzubauen und Akzeptanz zu fördern.
Change Management: Warum machen wir das?
Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Einführung von Workmanagement-Tools ist die Psychologie der Veränderung. Mitarbeiter müssen verstehen, warum ein neues Tool eingeführt wird und welche Vorteile es ihnen bietet. Die Fragen “Warum machen wir das?” und “Was ist unsere Motivation für die Einführung dieses Tools?” sollten klar beantwortet werden können.
Ebenso wichtig ist es, den Erfolg der Einführung zu messen. Was wollen wir mit dem neuen Tool erreichen? Wie lassen sich die Fortschritte messen? Dies könnte durch regelmäßige Feedback-Runden, Befragungen oder die Analyse von Nutzungsdaten des Tools geschehen. Unternehmen sollten sich fragen, ob sie ihrem Ziel näher gekommen sind und ob das Tool tatsächlich die gewünschten Ergebnisse liefert oder ob Anpassungen erforderlich sind.
Erfolgsfaktoren für ein effektives Workmanagement
Die erfolgreiche Einführung von Workmanagement im Unternehmen hängt von mehreren Schlüsselfaktoren ab:
- Transparenz: Alle Mitarbeiter sollten jederzeit Zugang zu relevanten Informationen haben. Dies fördert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern schafft auch Vertrauen.
- Sicherheit: Ein sicheres Arbeitsumfeld, in dem Informationen geschützt sind und dennoch zugänglich bleiben, ist von zentraler Bedeutung.
- Überwindung des Silo-Denkens: Informationen sollten nicht in abgeschotteten Abteilungen oder Teams verbleiben, sondern für alle zugänglich gemacht werden, die sie benötigen.
- Zulassen von neuen Arbeitsweisen: Unternehmen sollten offen sein für neue Methoden und bereit sein, traditionelle Arbeitsweisen zu überdenken.
- Sichtbare Fortschritte: Aufgaben sollten so gestaltet sein, dass Fortschritte klar erkennbar sind. Eine sinnvolle Aufgabe sollte eine „Tagesgröße“ haben, sodass Mitarbeiter das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben.
- Gleichberechtigte Einbindung aller Stakeholder: Bei der Einführung neuer Tools sollten alle relevanten Stakeholder gleichberechtigt beteiligt werden, um eine hohe Akzeptanz und Nutzung zu gewährleisten.
- Nutzung der Testphasen von Tools: Die aktive Nutzung der Testphasen ermöglicht es Teams, die Funktionen eines Workmanagement-Tools zu erproben und sicherzustellen, dass es den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.
- Abklärung von Motivationsfaktoren: Die Klärung der Motivationsfaktoren stellt sicher, dass alle Mitarbeiter den Nutzen des neuen Tools verstehen und motiviert sind, sie effektiv in ihren Arbeitsalltag zu integrieren.
Fazit: Der Weg zu einem erfolgreichen Workmanagement
Workmanagement unerlässlich für jedes Unternehmen, das erfolgreich arbeiten und wachsen möchte. Es geht darum, die Zusammenarbeit im Team zu fördern, Aufgaben effizient zu verteilen und Projekte erfolgreich umzusetzen. Die richtige Auswahl und Integration von Tools, die Einbindung und Motivation der Mitarbeiter sowie eine klare Kommunikation der Ziele sind entscheidend für den Erfolg. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und Herausforderungen, und es ist wichtig, diese zu erkennen und bei der Einführung eines Workmanagement-Systems zu berücksichtigen.
Die hier vorgestellten Informationen kommen aus dem Podcast “Business Lounge Salzburg” von Moore Salzburg.
Hari Arti Khalsa und Markus Günther diskutieren in der Folge 31 über die effiziente Gestaltung von Teamarbeit und wie man den Überblick über Unternehmensprozesse behält. Auch erläutert Hari Arti Khalsa, wie moderne Tools genutzt werden können, um diese Herausforderungen effektiv zu bewältigen.
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